Adm. Perkantoran || JENIS BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN

JENIS BAHAN DAN ALAT KEARSIPAN

A.    Pengertian  Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.

B.     Fungsi Peralatan Arsip

Fungsi peralatan yang digunakan dalam arsip antara lain sebagai berikut:

·         Sebagai sarana penyimpan arsip

·         Alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan

·         Alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama

Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan.

Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).

C.    Macam-macam Peralatan Kearsipan

1.      Map

Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Map mempunyai macam-macam bentuk dan ukuran. Map dapat dibedakan menjadi 4 macam yaitu :

a.       Map biasa

Disebut juga stopmap folio karena hanya dapat dipergunakan untuk menyimpan warkat atau rsip yang paling luas ukuran folio (21x34 cm).

Stopmap dilengkapi dengan daun-daun penutup yang berfungsi melundungi atau menahan warkat-warkat yang disimpan didalamnya agar tidak mudah lepas atau terpisah dari satuan atau himpunan.

Gunanya untuk menyimpan warkat atau arsip yang masih akan diproses atau masih dipergunakan dalam proses kegiatan perkantoran.

b.      Map tali

Yaitu stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya. Map tali disebut juga portapel. Portapel ini terbuat dari karton dan diberi tali atau pita. Pada bagian belakang diberi catatan dengan huruf yang jelas dan teratur sehingga dari jauh dapat diketahui isinya.

c.       Map jepitan

Yaitu map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang warkat atau arsip dengan kuat sehingga arsip didalamnya tidak mudah terlepas . Map jepitan disebut juga snelhecter. Snelhecter terbuat dari kertas tebal atau karton dengan ukuran sama dengan stopmap folio dengan warna map jepitan yang bermacam-macam. Warna tersebut sangat penting untuk membedakan tiap persoalaan.

d.         Map tebal

Map tebal menggunakan jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kokoh  sehingga dapat disimpan secara vertical atau berdiri/tegak. Map jenis ini sering disebut Briefordner atau ordner saja. Penyimpana  ordner lebih baik di atas rak bukan didalam filing cabinet atau di dalam alamri karena memakan tempat.

2.      Folder

Yaitu map tanpa di lengkapi daun penutup dan berupa lipatan kertas tebal/plastic saja. Map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan di masukkan dalam kotak arsip secara vertikal. Map ini juga mempunyai tab yaitu bagian yang menonjol pada posisi atas untuk menuliskan judul tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

3.      Guide

Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut :

o   Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

o   Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.

4.      Filling Cabinet

Filling cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi. Ada dua jenis filing cabinet yaitu :

o   Lateral filing cabinet

Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip.

o   Drawer type filing cabinet

Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah.

5.      Lemari Arsip

Lemari arsip berbentuk seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Lemari arsip digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.

6.      Rotary Filling System

Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan padaalat ini secara lateral.

7.      Kartu Indeks

Kartu Indeks yaitu kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi kartu indeks  alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

Kegunaan kartu Indeks:

§  Untuk mengelompokkan/menyatukan (memberkaskan) arsip yang kode kegiatannya sama dalam satu berkas.

§  Sebagai sarana menemukan kembali arsip.

Syarat-syarat mengindeks :

ü  Singkat, jelas dan mudah diingat.

ü  Berorientasi pada kebutuhan pemakai.

ü  Merupakan kata yang mudah dimengerti.

ü  Diambil atau ditentukan dari isi surat.

Peraturan Mengindeks:

Peraturan mengindeks adalah suatu pedoman yang dijadikan dasar untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip berdasarkan abjad.

8.      Rak Sortir

Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat atau warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-­masing. Rak sortir  digunakan untuk memisah-misahkan surat atau warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam  folder masing-masing.